Vanlige feil ved webinarer, konferanser og intervjuer og hvordan du unngår dem

Den vanligste feilen jeg ser, er at arrangøren bruker det samme oppsettet til webinar, konferanse og intervju, fordi det fungerte sist. Men de tre sendingstypene stiller ulike krav. Et webinar har ofte én taler og en skjermdeling, og der er lydkvaliteten viktigere enn bildet. En konferanse har flere kilder, lengre varighet og et publikum i salen som skaper støy. Et intervju trenger to mikrofoner som ikke plukker opp hverandre.

På kurset går vi gjennom hvert av de tre oppsettene hver for seg, med sjekkliste og eksempler på typiske valg. Poenget er ikke at ett oppsett er riktig, men at du vet hvorfor du velger det du velger. Begynn med å skrive ned hva sendingen skal vise, hvem som snakker, og hvor lenge den varer.

Når den oversikten ligger på bordet, blir resten av valgene enklere: antall innganger, bitrate, plassering av mikrofoner og om du trenger en ekstra person til å følge med på strømmen under sendingen.

• Skriv ned antall talere og kilder før du kobler noe
• Velg oppsett etter sendingstype, ikke etter vane

I webinarer legger folk mest arbeid i lysbildene og minst i lyden. Resultatet er en taler som sitter med innebygd mikrofon i en bærbar maskin, med ekko fra et tomt rom og tastaturlyd i bakgrunnen. Tilhørerne tilgir et uskarpt bilde mye lettere enn en lyd de må anstrenge seg for å forstå.

Bruk en ekstern mikrofon plassert nær taleren, og sett nivået slik at normal tale ligger godt under toppen på måleren. Test med den personen som faktisk skal snakke, ikke med deg selv, fordi stemmer og avstand til mikrofonen varierer mye.

En annen feil er å glemme at skjermdeling krever bevisst valg av oppløsning. Tekst på lysbilder blir uleselig hvis bitraten er satt for lavt. Gjør derfor en privat teststrøm og se på lysbildene slik tilskuerne vil se dem, ikke slik de ser ut på din egen skjerm.

• Bruk ekstern mikrofon, ikke maskinens innebygde
• Test med den som skal snakke, i samme rom

På konferanser er problemet sjelden én stor feil, men mange små som hoper seg opp. Kabler som ligger i gangen, en strømforsyning som deles med lysanlegget, en bærbar maskin som går i hvilemodus midt i andre foredrag. Når sendingen varer flere timer, blir slike detaljer det som avgjør om du har en strøm eller ikke.

Slå av automatisk hvilemodus og oppdateringer på maskinen som enkoder. Bruk kablet nettverk der det er mulig, og mål opplastingshastigheten i samme rom og på samme tid på dagen som sendingen skal gå, fordi lokalet ofte har mer trafikk når deltakerne er til stede.

Sett også opp lokalt opptak ved siden av strømmen. Da har du materialet fra hele dagen selv om forbindelsen faller ut en stund. Det kan ikke garantere en uavbrutt sending, men det gjør at et avbrudd ikke betyr tapt innhold.

• Slå av hvilemodus og automatiske oppdateringer
• Mål nettverket i lokalet under reelle forhold
• Ta alltid lokalt opptak parallelt

Ved intervjuer skjer det oftest at begge deltakerne snakker i samme mikrofon, eller at to mikrofoner står så nær hverandre at hver stemme også kommer inn i den andre. Det gir et hult, etterklingende preg som er vanskelig å rette opp i etterkant.

Gi hver person sin egen mikrofon, plasser dem med god avstand og pek dem bort fra hverandre. Bruk hodetelefoner til den som styrer lyden, slik at du hører problemer mens de skjer. Hvis gjesten sitter et annet sted, må du avtale på forhånd hvordan dere gjør det med forsinkelse, så dere ikke snakker i munnen på hverandre.

Husk også bildet. Et intervju der kameraet står for lavt eller bak en lampe, ser uprofesjonelt ut selv med god lyd. Sett kameraet i øyehøyde og sørg for at lyset kommer forfra, ikke bakfra. Ta en kort prøve med begge deltakerne i stolene før dere går live.

• Én mikrofon per person, med avstand mellom dem
• Kamera i øyehøyde, lys forfra

Uansett sendingstype er den mest kostbare feilen å gå rett fra oppkobling til direktesending. Mange tenker at siden alt lyste grønt da utstyret ble koblet til, så fungerer det. Men grønt lys betyr bare at maskinen ser utstyret, ikke at lyden er jevn, at bildet henger sammen eller at nettverket tåler belastningen over tid.

En privat teststrøm på minst like lang tid som første del av sendingen avslører mye. Du ser forsinkelsen, leser av bildekvalitet og hører lyden slik en tilskuer gjør. Be gjerne en kollega se på strømmen fra en annen maskin og et annet nettverk.

Gjør testen dagen før hvis du kan, slik at du har tid til å rette opp det du oppdager. En test ti minutter før start gir deg bare tid til å se at noe er galt, ikke til å gjøre noe med det.

• Test like lenge som første del av sendingen
• La en annen se strømmen fra et annet nettverk

Noe kan alltid svikte: nettverket, en kabel, en maskin. En arrangør som ikke har tenkt gjennom hva som skjer da, bruker de første minuttene av avbruddet på å lete etter ut hva som er galt, mens publikum ser en tom skjerm eller forlater sendingen.

Lag en enkel plan på ett ark. Hvem følger med på strømmen? Hvem avgjør om dere bytter til reserveforbindelse? Hva skriver dere til deltakerne hvis sendingen stopper? Ha en mobilforbindelse som reserve hvis det er mulig, og vit på forhånd hvordan du kobler om.

Dette er en del av sjekklisten du bygger på kurset. Den fjerner ikke risikoen, men den gjør at du handler rolig og i riktig rekkefølge når noe skjer, og at du vet hva du har i backup-opptaket når sendingen er over.

• Avtal hvem som følger strømmen og hvem som bestemmer
• Ha en reserveforbindelse klar og vit hvordan du bytter